Toegang tot bestuursdocumenten

Inhoud

Wat houdt dit in?

Als burger heb je het recht om een bestuursinstantie te vragen om inzage, uitleg of een afschrift te bezorgen van bestuursdocumenten. Dat is het principe van passieve openbaarheid. De overheid geeft je toegang tot documenten op vraag.

Wat zijn bestuursdocumenten?

De definitie van een bestuursdocument is zeer ruim: "alle informatie, ongeacht de drager ervan, die in het bezit is van een overheidsinstantie". Dat betekent dat in principe alle informatie waarover de overheid beschikt, kan worden opgevraagd, ongeacht de informatiedrager (papier, digitaal, audiovisueel):

  • schriftelijke stukken (documenten, notulen van vergaderingen, omzendbrieven, contracten, vergunningen, e-mails, ...)
  • bestanden, databankuittreksels, statistieken, ...
  • foto's, geluids- en beeldopnamen
  • ...

Alle documenten die de overheid bezit, komen in aanmerking, dus niet alleen de documenten die tot een beslissing geleid hebben. Het moet niet noodzakelijk gaan om eigen documenten van de overheid, die de overheid zelf heeft opgemaakt of geproduceerd. Ook documenten die van derden (particulieren of andere overheden) afkomstig zijn, vallen hieronder.

Procedure

Je kan een aanvraag indienen via het e-loket. Ook een papieren aanvraag is mogelijk via onderstaand aanvraagformulier. 

Je geeft zelf aan welke vorm van openbaarmaking je verkiest:

  • inzage in het document (gratis)
  • uitleg over het document (gratis)
  • een afschrift van het document (eventueel tegen betaling van een redelijke retributie).

De aanvraag moet betrekking hebben op bestaande documenten. Je kunt dus niet vragen om:

  • gegevens te verzamelen uit dossiers en daaruit een nieuw document op te maken om de aanvraag te beantwoorden
  • de gevraagde informatie te verwerken of te analyseren
  • bijkomende uitleg op te schrijven
  • een samenvatting van een omvangrijk dossier te maken.

Toekomstige documenten kunnen evenmin opgevraagd worden. Als het document niet af is of onvolledig is, moet het niet worden vrijgegeven. Het is ook niet mogelijk om documenten op te vragen die fysiek vernietigd zijn conform de voorschriften van het archiefdecreet.

Beroep tegen weigering tot openbaarmaking

Het is mogelijk dat de behandeling van je verzoek tot openbaarmaking niet naar wens verloopt:
  • de overheid weigert de gevraagde documenten openbaar te maken en je bent niet tevreden met de motivering van die weigering
  • de overheid maakt maar een gedeelte openbaar of bepaalde gedeelten in het document zijn onleesbaar gemaakt
  • je krijgt een positieve beslissing, maar die wordt niet uitgevoerd
  • je krijgt helemaal geen antwoord van de overheid.
In al die gevallen kun je hoger beroep aantekenen bij de Beroepsinstantie inzake de Openbaarheid van Bestuur, per brief, fax of e-mail. 
Departement Kanselarij en Bestuur

Beroepsinstantie inzake de Openbaarheid van Bestuur

Herman Teirlinckgebouw

Havenlaan 88, 1000 Brussel

België

openbaarheid@vlaanderen.be

02 553 57 25

Voor wie

Iedereen kan bestuursdocumenten opvragen: natuurlijke personen, rechtspersonen, feitelijke verenigingen of groeperingen, bedrijven, … De nationaliteit of de woonplaats van de aanvrager speelt geen rol.